Traduction des comptes annuels : pourquoi, quand et comment

Pour le commun des mortels, Halloween, le Black Friday et Noël viennent rappeler aimablement que l'année touche à sa fin... Mais si vous êtes comptable, cela signifie que l'heure des comptes annuels ou de la traduction des comptes annuels (pour les entreprises internationales) a sonné. C'est une date marquée en rouge sur le calendrier, et pas parce que c'est un jour férié !

Dans le vaste monde des traductions économiques, les comptes annuels occupent une place importante, à la fois en raison de leur pertinence et parce qu'ils sont obligatoires dans de nombreux cas. C'est pourquoi nous consacrons cet article à expliquer pourquoi, quand et comment nous devons traduire nos comptes annuels.

Que sont les comptes annuels ?

Bien que vous le sachiez probablement déjà si vous êtes un professionnel de la comptabilité (mais pas nécessairement si vous avez une entreprise), il est toujours utile de prendre un moment pour clarifier des concepts et des notions. Les comptes annuels sont l'ensemble des documents comptables qui présentent la situation financière d'une entreprise pour le dernier exercice.

L'objectif de l'établissement de ces comptes est multiple. Cela permet de mettre noir sur blanc la situation financière de l'entreprise et de simplifier l'analyse de ses performances d'une année sur l'autre, aussi bien pour des raisons juridiques que pour faciliter la prise de décisions stratégiques par les responsables. De plus, le fait de les rendre publiques constitue un exercice majeur de transparence pour les entreprises.

Les comptes annuels doivent être établis et déposés obligatoirement au registre du commerce, à quelques exceptions près (en général pour les travailleurs indépendants). Cela signifie que les sociétés anonymes, les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés en commandite par actions et les sociétés de garantie mutuelle sont soumises à cette obligation comptable, de même que les fonds de pension et les fondations.

Quels sont les comptes annuels ? 

Le plan comptable général, soit l'instrument juridique régissant toutes les questions relatives à la présentation des comptes annuels d'une entreprise, conformément à la norme internationale IAS-IFRS, précise les documents qui composent les comptes annuels :

• Bilan général (également appelé état de situation financière)
• Compte de profits et pertes ou compte de résultat
• État des variations des capitaux propres
• État des flux de trésorerie
• Rapport financier

D'autre part, il existe un ensemble détaillé de principes, de critères, de conditions, de procédures, d'annexes et même de modèles (standard, abrégé, pour les PME) à prendre en compte lors de la préparation, de la présentation et de l'évaluation de chaque partie de ce document exhaustif, qui constitue peut-être l'outil le plus important en matière de comptabilité pour toute entreprise. 

Quand les comptes annuels sont-ils présentés ? 

Les comptes annuels étant une synthèse et une analyse de la performance comptable d'une organisation au cours d'une année, il est logique qu'ils soient établis à la fin de l'exercice financier, qui coïncide généralement avec l'année civile. Comme il s'agit d'un processus complexe, la date de dépôt est fixée au 31 juillet suivant.

Toutefois, un certain nombre de délais préalables doivent être pris en considération :

• 31 mars : date de clôture de l'établissement des comptes annuels. 
• 30 avril : date de clôture de la légalisation des livres comptables. 
• 30 juin : date de présentation des comptes à l'assemblée générale de l'entreprise. 
• 31 juillet : date de dépôt des comptes au registre du commerce. 

Pourquoi dois-je traduire les comptes annuels ?

D'une manière générale, il n'y a pas d'obligation de traduire nos comptes dans d'autres langues, tant que le siège social de l'entreprise se trouve dans notre pays. En d'autres termes, si notre entreprise est basée en Espagne, les comptes sont présentés dans la langue officielle de l'Espagne, c'est-à-dire en espagnol.

Mais qu'en est-il si l'entreprise développe également son activité dans d'autres pays où d'autres langues sont parlées ? Cela signifie que nous avons fait le grand saut à l'échelle internationale, que ce soit par le biais d'une succursale, d'une filiale, d'un établissement permanent... Dans ce cas, nous pouvons être tenus par la loi de déposer des comptes dans ces pays et dans leurs langues officielles.

Quand la traduction des comptes annuels est-elle obligatoire ?

Il existe plusieurs cas de figure à cet égard :

• Si nous souhaitons ouvrir une succursale ou une filiale dans un autre pays de langue étrangère, nous serons légalement tenus de présenter notre traduction des comptes annuels. Par exemple, si notre société (mère) se trouve en Espagne et que nous nous implantons en Allemagne, nous devrons présenter nos comptes annuels en allemand. 
• Lorsque nous sommes déjà implantés à l'étranger, dans le cas spécifique des succursales, et parfois (en fonction de la législation de chaque pays) également dans le cas des filiales, nous devrons déposer ce que l'on appelle des comptes consolidés (ceux qui concernent l'ensemble du groupe de sociétés) ; si nous sommes en Chine, ils seront en chinois mandarin. 

L'autre circonstance majeure dans laquelle la traduction devient obligatoire est lorsque nous voulons participer à des concours, solliciter des subventions ou répondre à des appels d'offres internationaux. Dans ce cas, l'autorité compétente exigera normalement une documentation financière détaillée de la part des soumissionnaires, que nous ayons ou non une présence régulière dans la zone géographique à laquelle l'appel d'offres est destinée. 

Autres cas dans lesquels il est recommandé de traduire les comptes annuels

Mais au-delà de ces obligations, il existe d'autres bonnes raisons pour traduire les comptes annuels. Nous allons mentionner ici les deux raisons les plus importantes (et évidentes) pour lesquelles il est opportun de le faire pour toute entreprise à vocation internationale. 

• D'une part, nous avons la captation de partenaires et d'investisseurs. Il est logique que toute personne ou organisation qui envisage de participer à nos projets veuille connaître en détail la situation financière de l'entreprise ; et si elle peut le faire dans sa propre langue, c'est encore mieux, cela va sans dire. 
• D'autre part, nous avons l'image de transparence des entreprises, que nous avons mentionnée précédemment. Si nous voulons que nos résultats économiques soient réellement accessibles à un public international, c'est notre meilleur atout. Les grandes entreprises ont généralement l'habitude de traduire leurs comptes, au moins en anglais. 

De quel type de traduction ai-je besoin ?

Si vous avez déjà vu (et a fortiori produit) l'un de ces documents, vous aurez remarqué qu'il s'agit d'un document très complexe qui requiert une grande expertise technique (il n'est pas rédigé par des comptables de métier pour rien), sans parler de l'importance pour l'entreprise d'avoir des comptes précis, que ce soit dans notre langue maternelle ou dans n'importe quelle autre langue. 

Les difficultés et les complications ne sont pas rares. Voici quelques exemples, les plus évidents : 

• Tout d'abord, le contenu et la forme des documents eux-mêmes doivent respecter une longue série de règles et de normes juridiques, comptables et fiscales (qui, soit dit en passant, peuvent varier d'un pays à l'autre, et c'est souvent le cas). S'informer est la première obligation du traducteur.
• Dans ce domaine, on utilise non seulement une terminologie spécifique, mais parfois aussi polysémique (un exemple de glossaire espagnol latino-américain - anglais américain) qui peut entraîner des ambiguïtés indésirables, voire des erreurs manifestes.
• Par ailleurs, comme pour toute traduction, il est fortement recommandé que celle-ci soit « naturelle » et localisée. L'exemple le plus évident, au sein même de l'espagnol, sont les variantes américaines et européennes, qui peuvent rendre une traduction « bancale » (« comptes annuels » ou « états financiers » ? « 1 000 € » ou « EUR 1 000,00 » ?).
• Outre les lettres, il y a les chiffres, la quintessence des comptes. Il faut un œil de lynx et une précision de chirurgien ; il va sans dire qu'ici, l'expression « être précis à la virgule près » n'est pas utilisée au sens figuré.
• Dernier point, mais non des moindres, c'est la question de la mise en page et de la présentation. S'il y a bien une chose inhérente aux comptes annuels, ce sont les tableaux ; et s'il y a bien une chose que les langues du monde ont, ce sont différentes variantes, sans parler des alphabets, des formats, etc.

La traduction assermentée des comptes annuels est-elle nécessaire ?

Il ne fait aucun doute que traduire des comptes annuels exige une traduction spécialisée effectuée par un professionnel ayant une expérience directe de la traduction juridique et économique et en particulier du travail avec ces documents spécifiques. Cela signifie-t-il qu'une traduction assermentée est nécessaire ? Voyons cela de plus près. 

Tout d'abord, savez-vous ce qu'est un traducteur assermenté ? Nous pouvons le définir comme le traducteur professionnel habilité par le ministère des Affaires étrangères pour effectuer des traductions officielles ayant une pleine validité juridique et agissant en tant qu'officier ministériel. Il est chargé de certifier l'exactitude d'une traduction des comptes annuels en y apposant sa signature et son cachet. 

Alors, les comptes, assermentés ou non ? Tout dépend. Si vous traduisez vos comptes à des fins purement informatives ou de communication, par exemple pour les publier sur votre site web ou dans un rapport annuel de résultats, dans l'idée d'instaurer un climat de confiance et de loyauté parmi vos clients ou utilisateurs, vous pouvez opter pour une traduction simple, qui sera toujours moins onéreuse.

En revanche, si vous devez présenter vos comptes à un organisme public (généralement le registre du commerce ou son équivalent dans d'autres pays), il n'y a pas de question à se poser ni d'échappatoire : il faut soit une traduction officielle assermentée, soit prendre le risque de rédiger les comptes dans la langue cible, si vous disposez d'un conseiller expert qui comprend le document dans la langue source. 

Quels autres documents financiers devraient être traduits chaque année ?

Les comptes annuels sont de loin le document financier le plus fréquemment traduit ; logique, si l'on tient compte de ce caractère obligatoire dans de nombreuses circonstances dans le contexte international que nous avons déjà mentionné. Mais ce n'est pas le seul document financier qui est traduit, ni même le seul qui est traduit une fois par an.

Souvent, d'autres documents doivent également être traduits en vertu d'une obligation légale, comme les rapports d'audit externe et indépendant lorsque l'entreprise est cotée en bourse, ou à la demande d'une banque pour l'ouverture d'une ligne de crédit ou d'actionnaires. Il en va de même pour les rapports de gestion des risques ou les rapports sur la responsabilité sociale des entreprises.

Et puis il y a tous ces supports qui servent souvent de base à l'élaboration des comptes, qu'ils soient traduits ou non. Leur diversité est considérable et dépend surtout du secteur et du volume d'activité de l'entreprise. Cela peut aller des contrats et des moyens de paiement à la documentation informative ou promotionnelle. Par exemple :

• Lettres de crédit internationales
• Rapports de notation de solvabilité
• Brochures sur les produits boursiers
• Rapports de gestion d'un fonds
• Rapports d'expertise en matière d'évaluation immobilière
• Plans d'investissement
• Justificatifs de paiement
• Contrats de garantie bancaire
• Actes constitutifs d'une société
• Rapports d'inspection fiscale

La traduction financière, sésame de l'internationalisation

Tous ces textes présentent des caractéristiques spécifiques évidentes : ils se concentrent sur de la thématique des finances au sens large. Si l'on entre dans le domaine de l'internationalisation, on se trouve confronté à la traduction de textes économiques, un véritable domaine de spécialisation au sein même de la traduction.

En effet, les spécialistes de cette branche de la traduction (traduction économique et financière) détiennent la clé pour nous aider à franchir le seuil international en traduisant des contenus économiques, financiers et comptables d'une langue à l'autre. Ils sont en mesure de le faire parce qu'ils les côtoient quotidiennement et connaissent leurs particularités.

Ces contenus sont parfois difficiles à comprendre même pour les natifs, n'est-ce pas ? L’omniprésence des anglicismes et l’usage récurrent d’acronymes et de néologismes fraîchement créés s’ajoutent à une économie d’expression propre au domaine et à une « forme d’écriture » qui cherche à apporter clarté et objectivité, mais qui, dans une traduction, peut produire des résultats inverses.

Caractéristiques d'un (bon) traducteur de comptes annuels

Pour revenir au cas spécifique de la traduction des comptes annuels, le traducteur spécialisé réunit les qualités d'un comptable qui connaît l'entreprise et celles d'un linguiste qui maîtrise les deux langues et sait comment transmettre des informations, des idées et des concepts d'une langue à l'autre de manière claire et précise.

• Sur le plan linguistique, il maîtrise le lexique (abréviations, termes techniques, jargon) et a intériorisé les caractéristiques morphosyntaxiques propres aux comptes annuels (par exemple, la prééminence de la voix passive et du mode impersonnel).
• Vous connaissez bien sûr les différentes structures des documents, ainsi que les normes réglementaires, notamment en matière de sociétés ou d'organes de gouvernance d'entreprise, par exemple. 

Cela apparaît clairement dans le traitement des tableaux de comptes, l'outil de base des comptes annuels. La simple équivalence entre blocs, sections, titres et rubriques entre ces « formulaires », par nature succincts, peut être compliquée et les différences entre pays (même dans une seule langue) sont monnaie courante.

Même avec peu de références et de contexte, comme c'est souvent le cas, le bon traducteur financier sait où trouver les informations nécessaires à la traduction des comptes annuels (dans des bases de données, dans des glossaires élaborés au fil des années) et quelles sont les bonnes références à vérifier.

En outre, il sait quand et comment utiliser la traduction automatique de manière efficace ; pour obtenir une homogénéité des termes grâce aux mémoires de traduction et éviter les erreurs grossières dans les chiffres avec le LQA, par exemple, mais pas pour confier à la machine quelque chose d'aussi important que les comptes de notre entreprise.

Vous devez traduire des comptes annuels ?

Maintenant que vous savez qu'une « traduction économique » ne signifie pas simplement « une traduction bon marché », vous devez vous charger de trouver la personne qui traduira vos comptes annuels de manière professionnelle.

Nous vous recommandons vivement de faire appel à une agence de traduction spécialisée, qualifiée et ayant une expérience à la fois dans le domaine des comptes annuels à proprement parler et dans celui de la traduction appliquée à l'internationalisation des entreprises.

Et nous vous recommandons une agence, pas seulement pour la partie qui nous concerne, mais surtout parce que les agences (du moins les plus sérieuses) disposent d'outils technologiques adaptés, de certifications de qualité ISO 9001 et ISO 17100, ainsi que d'une assurance responsabilité civile, au cas où, malgré tout, on oublierait presque une virgule...