Traducción de cuentas anuales: por qué, cuándo y cómo

Para el común de los mortales, Halloween, el Black Friday y la Navidad son amables recordatorios de que el año va tocando a su fin… Pero si eres contable, esto significa que se acerca la hora de presentar las cuentas anuales o la traducción de las cuentas anuales, si la empresa en cuestión se desenvuelve en un terreno internacional. ¡Es una fecha marcada en rojo en el calendario, y no porque sea festivo!

Dentro del amplio mundo de las traducciones económicas, las cuentas anuales ocupan un lugar destacable, tanto por su relevancia como por su obligatoriedad en muchos casos, así que dedicamos esta entrada a aclarar por qué, cuándo y cómo debemos hacer una traducción de nuestras cuentas anuales.

¿Qué son las cuentas anuales?

Aunque probablemente ya lo sepas si eres un profesional de la contabilidad (pero no necesariamente si tienes un negocio), nunca está de más dedicar un momento a aclarar conceptos y nociones. Las cuentas anuales son el conjunto de documentos contables que recogen la situación financiera de una empresa en el último año fiscal.

El objetivo de la elaboración de estas cuentas es múltiple. Permite poner en negro sobre blanco el estado financiero de la empresa y simplificar el análisis de su trayectoria de año en año, tanto a efectos legales como para facilitar la toma de decisiones estratégicas por parte de las personas encargadas de ello. Además, hacerlas públicas constituye un gran ejercicio de transparencia corporativa.

Las cuentas anuales son de realización y presentación obligatoria ante el Registro Mercantil, con algunas excepciones (en términos generales, los trabajadores autónomos). Esto significa que tanto las sociedades anónimas como de responsabilidad limitada o comanditarias por acciones y de garantía recíproca están sujetas a esta obligación contable, así como los fondos de pensiones y las fundaciones.

¿Cuáles son las cuentas anuales? 

El Plan General de Contabilidad, que es el instrumento legal que rige todo lo relativo a la presentación de cuentas anuales de una empresa (en armonía con las NIC-NIIF, la normativa estándar internacional), explicita los documentos que componen las cuentas anuales:

• El balance general (también llamado estado de situación patrimonial)
• La cuenta de pérdidas y ganancias o estado de resultados
• El estado de cambios en el patrimonio neto
• El estado de flujos de efectivo
• La memoria (o notas) del estado financiero

Por otro lado, existe toda una detallada serie de principios, criterios, condiciones, procedimientos, anexos e incluso modelos (ordinario, abreviado, para pymes) que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar, presentar y valorar cada una de las partes de este exhaustivo documento, tal vez la más importante herramienta en términos de contabilidad para cualquier empresa. 

¿Cuándo se presentan las cuentas anuales? 

Teniendo en cuenta que las cuentas anuales vienen a ser el resumen y el análisis de la evolución contable de una organización a lo largo de un año, resulta lógico que deban elaborarse al cierre del ejercicio, por lo general el mismo que el año natural. Como es un proceso complejo, la fecha de presentación es el 31 de julio posterior.

No obstante, existen varios plazos previos que deben tomarse en consideración:

• 31 de marzo: fecha de fin de elaboración de las cuentas anuales. 
• 31 de abril: fecha de fin de legalización de los libros contables. 
• 30 de junio: fecha de presentación de las cuentas a la junta general de la empresa. 
• 31 de julio: fecha de depósito de las cuentas en el Registro Mercantil. 

¿Por qué debo traducir las cuentas anuales?

En términos generales no existe obligación de traducir nuestras cuentas a otros idiomas, siempre y cuando la sede social de la empresa esté en nuestro país. Es decir, si nuestra empresa tiene su sede en España, las cuentas se presentan en el idioma oficial de España, o sea, en español.

Pero ¿qué pasa si la empresa también desarrolla su actividad en otros países en los que se hablan otras lenguas? Eso significa que hemos dado el salto al ámbito internacional, sea mediante una sucursal, una filial, un establecimiento permanente… En esos casos sí se nos puede exigir por ley presentar las cuentas en dichos países y en sus lenguas oficiales.

¿Cuándo es obligatorio traducir las cuentas anuales?

Existen un par de supuestos en este sentido:

• Si deseamos abrir una sucursal o una filial en otro país de lengua extrajera, nos veremos obligados legalmente a presentar nuestra traducción de cuentas anuales. Por ejemplo, si nuestra empresa (matriz) está en España y nos expandimos a Alemania, tendremos que presentar nuestras cuentas anuales en alemán. 
• Cuando ya estamos establecidos en el extranjero, en el caso específico de las sucursales, y a veces (dependiendo de la legislación de cada país) también en el caso de las filiales, tendremos que presentar lo que se denominan cuentas consolidadas (las relativas a todo el grupo empresarial); si estamos en China, pues en chino mandarín. 

La otra gran circunstancia en la que la traducción se convierte en obligatoria es si deseamos optar a concursos, subvenciones o licitaciones internacionales. Lo más normal en estos casos es que la autoridad competente exija documentación financiera detallada a los licitantes, tengamos o no presencia habitual en el espacio geográfico al que remita el concurso. 

Otros casos en los que es recomendable traducir las cuentas anuales

Pero aparte de estas obligaciones, hay otras poderosas razones que aconsejan la traducción de las cuentas anuales. Aquí vamos a mencionar las dos más relevantes (y evidentes) por las que le resulta conveniente hacerlo a cualquier empresa con proyección internacional. 

• Por un lado, tenemos la captación de socios e inversores. Resulta lógico que cualquier persona u organización que esté valorando la posibilidad de participar en nuestros proyectos quiera conocer al detalle la situación financiera de la empresa; y si puede hacerlo en su propia lengua, mejor, desde luego. 
• Por otro lado, está la imagen de transparencia corporativa, a la que ya aludimos antes de pasada. Si queremos que nuestros resultados económicos sean verdaderamente accesibles para una audiencia de rango internacional, esta es nuestra mejor baza. Las grandes empresas suelen traducir siempre sus cuentas, al menos, al inglés. 

¿Qué tipo de traducción necesito?

Si alguna vez has visto (ya no te decimos realizado) uno de estos documentos, habrás notado que se trata de un material altamente complejo que requiere una gran especialización técnica (por algo lo crean contables de oficio), por no mencionar la importancia que reviste para la empresa aquello de tener las cuentas claras, sea en nuestro idioma nativo, sea en cualquier otra lengua. 

Y las dificultades y complicaciones no son pocas. Vamos a enumerar unas cuantas, las más evidentes: 

• Para empezar, tanto los contenidos como la propia forma de los documentos han de seguir una larga serie de normas y estándares jurídicos, contables y fiscales (que, por cierto, pueden y suelen presentar variaciones de país a país). Estar al tanto es la primera obligación del traductor.
• En este ámbito se trabaja con una terminología no ya específica, sino a veces polisémica (un ejemplo de glosario de español latinoamericano-inglés estadounidense) que puede desembocar en ambigüedades indeseables, cuando no directamente en el error puro y duro.
• Además, como cualquier traducción, es muy recomendable que “suene natural” y esté localizada. El ejemplo más evidente, dentro del propio español, son las variantes americanas y europea, que pueden hacer que una traducción “chirríe” (¿“cuentas anuales” o “estados financieros”? ¿”1 000 €” o “EUR 1.000,00”?).
• Aparte de las letras, están las cifras, la quintaesencia de las cuentas. Hace falta ojo de águila y precisión de cirujano; huelga decir que aquí lo de ser exactos hasta en la última coma no se dice en sentido figurado.
• Por último, pero no por ello menos importante, está la cuestión de la maquetación, la presentación. Si algo tienen las cuentas anuales son tablas; y si algo tienen las lenguas del mundo son diferentes extensiones, por no hablar de alfabetos, formatos, etc.

¿Es necesaria la traducción jurada de las cuentas anuales?

No cabe ninguna duda de que la traducción de cuentas anuales requiere una traducción especializada por parte de un profesional con experiencia directa en traducción jurídica y económica, y particularmente en el trabajo con estos materiales específicos. ¿Quiere esto decir que hace falta una traducción jurada? Vamos a verlo. 

Antes de nada, ¿sabemos qué es un traductor jurado? Podemos definirlo como el traductor profesional habilitado por el Ministerio de Asuntos Exteriores para realizar traducciones oficiales que cuentan con plena validez jurídica que ejerce como fedatario público. Tiene la responsabilidad de acreditar la veracidad de una traducción de cuentas anuales con su firma y sello. 

Entonces, las cuentas ¿juradas o no? Depende. Si estás traduciendo tus cuentas a efectos meramente informativos o de comunicación, para publicar, por ejemplo, en tu página web o en un informe anual de resultados con la idea de generar confianza y fidelización de tus clientes o usuarios, puedes optar por una traducción simple, que siempre será más económica.

Por otro lado, si tienes que presentar las cuentas ante un organismo público (por regla general, el Registro Mercantil o su equivalente en otros países), ahí no hay duda ni escapatoria: sí o sí necesitas una traducción oficial jurada, o bien arriesgarte a redactar las cuentas en el idioma de destino, si tienes algún asesor experto que entienda el material en el idioma de origen. 

¿Qué otros documentos financieros deberían traducirse anualmente?

Las cuentas anuales son, de lejos, el documento financiero que más frecuentemente se traduce; lógico, si tenemos en cuenta esa obligatoriedad en muchas circunstancias en contexto internacional que ya hemos mencionado. Pero no son el único documento financiero que se traduce, ni siquiera el único que se traduce una vez al año.

Con frecuencia, otros documentos también deben traducirse por imperativo legal, como es el caso de los informes de auditoría externos e independientes cuando la empresa cotiza en bolsa o si lo solicita un banco para abrir una línea de crédito o los accionistas. Algo parecido ocurre con los informes de gestión del riesgo o las memorias de responsabilidad social corporativa.

Y luego está todo ese material que con frecuencia sirve como base para la confección de las cuentas (tanto si se traduce como si no). La variedad aquí es enorme, en función sobre todo del sector y del volumen de actividad de la empresa. Podríamos incluir desde contratos y medios de pago hasta documentación divulgativa o promocional. Por ejemplo:

• Cartas de crédito internacionales
• Informes de calificación crediticia
• Folletos de productos bursátiles
• Informes de gestión de un fondo
• Dictámenes periciales de tasación inmobiliaria
• Planes de inversión
• Justificantes de pago
• Contratos de garantía bancaria
• Escrituras de constitución de sociedad
• Actas de inspección fiscal

Traducción financiera, la llave de la puerta a la internacionalización

Todos estos textos comparten ciertas características específicas evidentes: giran en torno a la temática de las finanzas en un sentido amplio. Si nos vamos al terreno de la internacionalización, nos encontraremos cara a cara con la traducción de textos económicos, una verdadera rama de especialización dentro de la traducción.

En efecto, los especialistas en esta rama de la traducción (la traducción económico-financiera) tienen la llave para ayudarnos a traspasar el umbral internacional trasladando los contenidos económicos, financieros y contables de nuestra lengua a otra. Pueden hacerlo porque se las ven a diario con ellos y conocen sus particularidades.

Estos contenidos resultan oscuros a veces incluso para los nativos, ¿no es verdad? A la omnipresencia de anglicismos y el empleo recurrente de siglas y neologismos recién acuñados se unen una economía expresiva propia del ámbito y una “forma de escribir” que pretende dar claridad y objetividad, pero que en una traducción pueden resultar en lo contrario.

Características de un (buen) traductor de cuentas anuales

Volviendo al caso concreto de la traducción de cuentas anuales, el traductor especialista reúne las cualidades de un contable que conoce el oficio con las del lingüista que domina ambos idiomas y sabe cómo transmitir informaciones, ideas y conceptos de uno a otro de forma clara y precisa.

• A nivel lingüístico, domina con soltura el léxico (abreviaturas, tecnicismos, jerga) y tiene interiorizados los rasgos morfosintácticos propios de las cuentas anuales (por ejemplo, la preeminencia de la voz pasiva y el modo impersonal).
• Por supuesto, está familiarizado con las divergencias de estructura de los documentos, así como de tipo regulatorio (en materia de sociedades o de órganos de gobierno corporativos, por ejemplo). 

Esto se aprecia claramente en el tratamiento de los cuadros de cuentas, herramienta base de las cuentas anuales. La mera equivalencia entre bloques, secciones, rúbricas y partidas entre estos “formularios”, escuetos por naturaleza, puede complicarse, y las diferencias entre países (incluso en una misma lengua) están a la orden del día.

Aun con pocas referencias y contexto, como suele ser el caso, el buen traductor financiero sabe dónde encontrar la información para la traducción de cuentas anuales (en bases de datos, en glosarios elaborados a lo largo de años de trabajo) y cuáles son las referencias adecuadas respecto a las que cotejar.

Además, sabe cuándo y cómo usar la traducción automática como ayuda; para tener homogeneidad en los términos mediante memorias de traducción y evitar errores de bulto en las cifras con LQA, por ejemplo, pero no para confiar a la máquina algo tan importante como las cuentas de nuestra empresa.

¿Necesitas traducir las cuentas anuales?

Ahora que ya sabes que una “traducción económica” no significa solamente “una traducción que me salga barata”, tienes que ponerte manos a la obra para encontrar a alguien que se encargue de la traducción de cuentas anuales de manera profesional.

Nosotros te recomendamos sin dudarlo una agencia de traducción especializada, cualificada y con experiencia tanto en cuentas anuales en sentido estricto como en traducción aplicada a la internacionalización de negocio.

Y te recomendamos una agencia no solo por la parte que nos toca, sino sobre todo porque las agencias (al menos las que merecen la pena) cuentan con herramientas tecnológicas adecuadas, certificaciones de calidad ISO 9001 e ISO 17100 y seguro de responsabilidad civil, por si, a pesar de todo, casi se nos escapa una coma…